第一章 总则

第一条为推动学校现代化治理体系建设和提升内部治理能力，保障公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《<党政机关公文格式>国家标准》（GB/T9704-2012）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合学校实际，制定本办法。

第二条公文是党和国家机关颁布各项法律、法规、方针、政策的主要形式，是学校各部门单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是贯彻落实学校党委和行政工作决定要求，公布制度和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要载体。

第三条公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条党委办公室、校长办公室（以下简称党政办）是学校公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作，并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导。校内各单位须确定一名专职或兼职人员负责本单位公文处理工作。

第二章 公文的种类

第六条我校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销学校有关单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于宣布重要事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求学校各部门、各单位执行或周知的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复学校各部门、各单位的请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第七条我校公文按行文级别分为校级文件和校内各单位文件。

（一） 凡校党委、校行政职责范围内的事项，以校党委、校行政名义行文，盖校党委、校行政公章。

（二）凡党政办职责范围内的事项，以及党委常委会、校长办公会等会议的会议纪要，以党政办名义行文，盖党委办公室、校长办公室公章。

（三）校内相关单位以校党委、校行政名义行文，盖校党委、校行政公章。

（四）凡校内各单位职责范围内的事项，以校内各单位名义行文，盖校内各单位公章。

（五）涉及校内两个及以上单位职责范围内事项，以相关单位名义联合行文，套主要牵头单位版头及发文代字，盖全体联合行文单位公章。

第三章 公文版头及发文字号

第八条各类公文版头及适用范围。

（一）带有发文字号的“中共四川外国语大学委员会文件”“四川外国语大学文件”版头，用于学校党委、行政贯彻党的路线、方针、政策，部署相关工作，转发上级机关文件，公布学校中长期发展规划、年度工作要点和总结、机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项，颁布学校重要规章制度，通知重要事项，批复下级机关的请示等。

学校党政各部门向全校发布本部门职权范围内的重要事项，也用“中共四川外国语大学委员会文件”“四川外国语大学文件”版头，编相关部门发文字号，加盖学校党委或行政印章。

（二）带有发文字号的“中共四川外国语大学委员会”“四川外国语大学”版头，用于向上级机关报告、请示工作，党委规范性文件报备，党委、行政重要事项报备审批等。

（三）带有发文字号的“中共四川外国语大学委员会办公室文件”“四川外国语大学办公室文件”版头，除用于制发本单位公文外，还用于根据学校党委和行政授权，转发上级机关的文件，传达学校党委和行政的决议或决定，布置相关工作，发布相关事项等。

（四）无发文字号的“中共四川外国语大学委员会”“四川外国语大学”版头，用于学校党委和行政根据需要向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

（五）“中共四川外国语大学委员会会议纪要”“四川外国语大学会议纪要”版头，用于学校党委常委会、校长办公会会议纪要，或者用于学校重大专项工作会议纪要。

第九条发文字号及适用范围

（一）公文发文字号由发文机关代字、发文年号和发文序号三部分组成。例如：川外委文〔年份〕编号、川外委发〔年份〕编号。

（二）上行文与下行文的发文代字及适用范围如下。

第四章 行文管理

第十条公文内容应符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定，完整、准确体现发文意图。行文内容应符合事实、观点明确、表述准确；结构严谨、条理清楚；字词规范、篇幅力求简短。

第十一条行文格式按《最新国家标准公文格式》行文，格式另行下发。

第十二条除学校规定的发文代字之外，各单位不得自行使用其它发文代字。

第十三条发文程序。上行文发文必须通过OA发文审批程序，如特别紧急情况，校领导审签《发文审批表》后制发文，但成文也需要在OA上补走发文审批程序。

各单位使用相关发文字号发文，原则上通过OA发文审批程序，由分管领导审签后制发文，加盖公章，并每月报送至党政办公室存档。

第十四条发文人员。各相关单位需要确定1名发文人员专门负责发文，定期参加学校举办公文培训、公文办理内部研讨和接受发文指导。

第十五条校内各单位负责人要认真审核公文，严把行文、政策、文字、体例这“四关”。公文审核的重点包括：是否需要行文、审批手续是否完备、是否需要会签、是否有政策依据、材料是否确实、是否符合公文格式、文字表达是否准确、主附件是否完整。

第十六条错情通报。学校党政办定期将对各单位发文进行检查并适时进行错情通报，通报情况计入各单位年度目标管理考核。

第五章 收文办理

第十七条收文办理指对收到校内外公文的办理过程，包括签收、登记、初审、批办、承办、催办等程序。

第十八条校外文件由党政办登记编号，填写公文承办单，提出拟办意见，送分管校领导批示后办理。校内任何机关或单位收到上级正式公文，或外出开会带回的正式公文，须送党政办登记办理，不得直接签批或传阅。

第十九条承办单位在收到党政办签转的公文后，不得延误、推诿，应按时限要求及时办理；对不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的，应及时退回党政办，并说明理由。

第二十条党政办收到校内其他单位呈报的公文时，应进行审核。重点是：是否应由本机关办理；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；是否符合行文规则；涉及的相关部门事项是否已协商、会签。经审核，对符合本办法规定的校内公文，党政办应及时送分管校领导批示；党政办按校领导批示意见应尽快转交给承办部门。对不符合本办法规定的校内公文，党政办有权退回呈报单位，并说明理由。

第二十一条送校领导批示或交有关部门办理的公文，党政办负责催办；做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第二十二条涉密公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。

第二十三条销毁涉密公文应当按上级要求，到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。

第六章校内请示  

第二十四条适用于向学校请求指示、批准。

第二十五条行文格式按《最新国家标准公文格式》行文。

第二十六条请示流程。通过OA校内请示程序，由本单位负责人审签。

第二十七条请示人员。各相关单位确定1名人员专门负责发起校内请示流程，参加学校举办公文培训、公文办理内部研讨和接受发文指导。

第二十八条校内各单位负责人要认真审核请示，严把行文、政策、文字要求。审核的重点包括：是否有政策依据、材料是否确实、是否符合公文格式、文字表达是否准确、主附件是否完整、请示流程内容摘要是否填写。

第七章 公文归档

第二十九条公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档。案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案馆移交。个人不得保存应当归档的文件。

第三十条归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第八章 附则

第三十一条本办法自颁发之日起施行。原《四川外语学院公文处理办法》废止。

第三十二条本办法由党政办负责解释。